Wie Sie eine unvergessliche Veranstaltung planen – ein Leitfaden

2023 finden wieder viele unterschiedliche Veranstaltungen statt. Die Vorfreude ist groß – die Erwartungen sind es allerdings auch. Besonders im öffentlichen Raum kann die Planung eines Festes oder einer Konferenz eine Herausforderung sein.

Mit einer guten Planung und sorgfältigen Vorbereitung gelingt Ihnen mit Sicherheit ein wundervolles Event.

In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Schritte bei der Planung einer Veranstaltung ein. Wir haben für Sie einen Veranstaltungsplaner erstellt – eine praktische Checkliste zum Abhaken der wichtigsten Punkte. Wenn Sie sich anmelden, steht sie Ihnen zum Download bereit.

Hier schon mal ein paar wichtige Punkte für Sie als Tipp:

Bestimmen Sie Ihre Veranstaltungsziele
Der erste Schritt bei der Veranstaltungsplanung besteht darin, die Ziele zu bestimmen. Stellen Sie sich Fragen wie: Was ist der Zweck der Veranstaltung? Wer ist Ihr Zielpublikum? Was sollen Ihre Gäste von der Veranstaltung mitnehmen? Klare Ziele vor Augen zu haben, wird Ihnen helfen, während des gesamten Planungsprozesses wichtige Entscheidungen zu treffen.

Erstellen Sie ein Budget
Einer der wichtigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist die Erstellung eines Budgets. Legen Sie fest, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht, und verteilen Sie es auf verschiedene Bereiche wie Veranstaltungsort, Speisen und Getränke, Unterhaltung und Marketing. Denken Sie daran, etwas Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben zu lassen, die möglicherweise entstehen.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort
Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihrer Veranstaltung, den Ort und die Erreichbarkeit. Betrachten Sie auch die Annehmlichkeiten, die der Veranstaltungsort bietet, z. B. audiovisuelle Ausstattung, Parkplätze und Catering.

Planen Sie Ihren Zeitplan für die Veranstaltung
Erstellen Sie einen Zeitplan, der alle wichtigen Fristen für Ihre Veranstaltung enthält. Dazu gehört, wann Sie den Veranstaltungsort buchen, Essen und Getränke bestellen, Unterhaltung engagieren und Einladungen verschicken müssen. Ein klarer Zeitplan hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

Beauftragen Sie die richtigen Anbieter
Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt auch von den Anbietern ab, die Sie beauftragen. Seien Sie sorgfältig bei der Auswahl von Anbietern wie Catering-Unternehmen, Bühnentechnikern oder Sicherheitspersonal. Sicher kennen Sie ortsansässige Unternehmen mit guten Referenzen oder fragen Sie Kollegen, die frühere Veranstaltungen durchgeführt haben.

Entscheiden Sie sich für die optimale Ausstattung – hier kommt Kommondo konkret ins Spiel
Es ist wichtig, dass Sie im Voraus planen, welche Ausstattung für Ihre Veranstaltung benötigt wird, damit Sie sicherstellen können, dass alles reibungslos abläuft. Was ist noch vorhanden, was muss neu organisiert werden? Schauen Sie sich bei Kommondo um und stellen Sie Ihr perfektes Ausstattungspaket zusammen. Als herstellerunabhängiger Partner unterstützen wir Sie mit zahlreichen Produkten – vom mobilen Zaun über Stehtische bis hin zum Faltpavillon. Wenn Sie Ihr Equipment nicht selbst aussuchen wollen, dann rufen Sie uns einfach an. Nennen Sie uns Art und Größe der geplanten Veranstaltung und wir kombinieren die notwendigen Produkte zu einem fertigen Veranstaltungspaket.

Eine erfolgreiche öffentliche Veranstaltung durchzuführen, erfordert sorgfältige Planung, Budgetierung und Koordination. Gehen Sie methodisch vor und achten Sie auf jedes Detail. Wenn Sie jedoch unsere Tipps und Tricks befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Fest Ihre Bürgerinnen und Bürger begeistert und lange in Erinnerung bleiben wird.